Sjekkliste for tilbudsforespørsel
En god tilbudsforespørsel (RFQ) til underentreprenører beskriver omfang, kommersielle vilkår, dokumentasjonskrav og tildelingskriterier presist nok til at du får sammenlignbare tilbud tilbake. Under er en full sjekkliste du kan bruke før du sender ut neste forespørsel.
Hvorfor en strukturert tilbudsforespørsel er viktig
Når to underentreprenører priser den samme jobben ulikt fordi forespørselen var uklar, sitter du ikke igjen med et reelt prisbilde – du sitter igjen med to forskjellige tolkninger av oppdraget. Det vanligste utfallet er enten at du velger tilbudet som «glemte» noe kostbart, eller at du havner i diskusjon om tilleggsbetaling for arbeid partene trodde var inkludert. En strukturert forespørsel løser dette før det blir et problem.
Beskrivelse av oppdraget
- Klar beskrivelse av arbeidets omfang, avgrenset mot tilstøtende fag.
- Relevante tegninger, mengdebeskrivelser og teknisk kravspesifikasjon.
- Adresse/lokasjon, og eventuelle tilkomstbegrensninger på byggeplassen.
- Fremdriftsplan – ønsket oppstart, milepæler og ferdigstillelse.
Kommersielle vilkår
- Hvilken standardkontrakt som skal brukes (for eksempel NS 8415 eller NS 8417) – dette påvirker blant annet om UE har prosjekteringsansvar.
- Betalingsplan – a konto-fakturering, betalingsfrister og sluttoppgjør.
- Eventuelle spesielle kontraktsbestemmelser som avviker fra standarden.
- Krav til dagmulkt eller andre sanksjoner ved forsinkelse.
Krav til dokumentasjon
- Firmaattest, skatteattest og bekreftelse på momsregistrering.
- Gyldig HMS-kort for alle som skal jobbe på byggeplassen.
- Dokumentasjon på ansvarsforsikring og dekningssum.
- Referanser fra minst to–tre sammenlignbare oppdrag.
- Eventuell dokumentasjon på fagbrev/sertifiseringer relevante for oppdraget.
Tildelingskriterier og frister
- Hvilke kriterier tilbudet vurderes på – for eksempel pris, kompetanse, kapasitet og bærekraft – og hvor mye hvert kriterium teller.
- Frist for å sende inn tilbud, og frist for å stille oppklarende spørsmål.
- Navngitt kontaktperson for spørsmål underveis.
- Forventet dato for tilbakemelding om tildeling.
Vanlige feil i tilbudsforespørsler
- Uklar avgrensning mot andre fag. Fører til at ingen av tilbyderne priser inn grensesnittarbeidet, eller at flere gjør det – og du sitter med et unøyaktig prisbilde.
- Ingen tydelig frist for spørsmål. Gir sen avklaring og risiko for at tilbud baseres på ulike forutsetninger.
- Manglende informasjon om kontraktstype. UE priser annerledes avhengig av om de har prosjekteringsansvar eller ikke.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på en tilbudsforespørsel og en kontrakt?
Tilbudsforespørselen (RFQ) er dokumentet du sender ut for å be om pris og løsning fra potensielle underentreprenører. Kontrakten er det bindende dokumentet som inngås med den underentreprenøren du velger, og bygger normalt videre på det aksepterte tilbudet og en standardkontrakt som NS 8415 eller NS 8417.
Hvor detaljert bør tilbudsforespørselen være?
Detaljert nok til at ulike underentreprenører priser nøyaktig det samme omfanget – uklare eller ufullstendige forespørsler er den vanligste årsaken til tilbud som ikke er sammenlignbare, eller til krav om tilleggsbetaling senere for arbeid partene trodde var inkludert.
Bør jeg oppgi hvilken NS-standard som skal brukes allerede i forespørselen?
Ja. Underentreprenøren bør vite om kontrakten blir NS 8415 eller NS 8417 (eller en annen standard) før de priser oppdraget, siden dette blant annet påvirker eventuelt prosjekteringsansvar og dermed risikoen de priser inn.
Denne artikkelen er en generell innføring i anbudsprosessen og erstatter ikke juridisk rådgivning tilpasset ditt konkrete prosjekt.
Send strukturerte tilbudsforespørsler på ett sted
Constratto lar deg publisere oppdraget med all nødvendig informasjon samlet, og motta tilbud du faktisk kan sammenligne.