Sammenligne tilbud fra underentreprenører

Den vanligste grunnen til at tilbud ikke lar seg sammenligne, er ikke at tilbyderne er uenige om prisen – det er at de har priset ulikt omfang. Én har regnet inn riggkostnad, en annen ikke. Én har tatt grensesnittet mot tilstøtende fag, en annen har lagt det som forbehold. Før du kan sammenligne tall, må grunnlaget være likt for alle.

Det starter med tilbudsforespørselen. En presis, strukturert forespørsel med tydelig avgrenset omfang er selve forutsetningen for en meningsfull sammenligning – se sjekkliste for tilbudsforespørsel for hva den bør inneholde.

Poenget med en anbudsrunde er konkurranse. For at den skal være reell, må tilbyderne få samme grunnlag samtidig:

• Samme kravspesifikasjon, tegninger og mengdegrunnlag.
• Samme frist for tilbud, og samme frist for oppklarende spørsmål.
• Samme svar til alle: et spørsmål fra én tilbyder som påvirker grunnlaget, bør besvares til alle – ikke i en egen e-posttråd.
• Samme tildelingskriterier, kjent på forhånd.

Tre til fem kvalifiserte tilbydere per fag gir som regel god nok konkurranse. Har du ikke nok kandidater i eget nettverk, sier hvordan finne og kvalitetssikre underentreprenør mer om hvor du finner flere.

Pris er ett kriterium. En forsvarlig sammenligning ser på flere:

• Pris, brutt ned. Ikke bare sluttsummen, men fordelingen på poster – slik at du ser hvor tilbudene faktisk skiller lag.
• Forbehold og forutsetninger. Et forbehold er en prisjustering som ikke er tatt ennå. Mange forbehold gjør et lavt tilbud dyrt og usikkert.
• Framdrift. Kan tilbyderen levere innenfor prosjektets fremdriftsplan, eller forutsetter tilbudet en oppstart som ikke passer?
• Kapasitet og bemanning. Har de folkene som skal til, eller er tilbudet basert på innleie de ikke har sikret?
• Kompetanse og referanser. Dokumentert erfaring med tilsvarende oppdrag.
• Soliditet og seriøsitet. Firmaattest, skatteattest, HMS-kort og forsikring – gjerne sjekket før tilbudsfasen gjennom prekvalifisering.
• Bærekraft. Der kunden har krav om grønne anskaffelser, må miljødokumentasjon vurderes på linje med de andre kriteriene.

Før du kan rangere, må tilbudene stilles opp på samme form. Legg dem side om side, post for post, og juster for ulikt omfang: hvis én tilbyder har utelatt noe de andre har med, legg til et estimat for den posten før du sammenligner sluttsummen. Da sammenligner du likt mot likt, ikke to ulike tolkninger av oppdraget.

En vektet sammenligning gjør kriteriene eksplisitte: du bestemmer før tilbudene kommer inn hvor mye pris, framdrift, kompetanse og bærekraft skal telle, og scorer hvert tilbud mot den samme skalaen. Fordelen er at valget blir etterprøvbart – du kan vise hvorfor tilbud B vant selv om tilbud A var billigere.

Constratto lar deg sette vektingen på forhånd og rangerer innkomne tilbud automatisk etter den. Se hvordan vektet tilbudsvurdering fungerer.

• Ett tilbud ligger vesentlig under de andre uten en god forklaring.
• Mange eller vagt formulerte forbehold.
• Runde tall på alle poster – tyder på at det ikke er regnet ordentlig.
• Framdrift som forutsetter en oppstart som ikke er avtalt.
• Manglende eller uverifiserbare referanser.
• Treg eller uklar kommunikasjon allerede i tilbudsfasen.

Skriv ned kort hvorfor det valgte tilbudet vant, målt mot tildelingskriteriene. Det gir deg et etterprøvbart grunnlag internt, og et konkret svar å gi tilbyderne som ikke nådde opp. Ryddig tilbakemelding er også det som gjør at gode underentreprenører gir tilbud til deg neste gang.

På Constratto publiserer du oppdraget én gang, og alle inviterte underentreprenører priser samme grunnlag i samme struktur. Tilbudene kommer inn sammenlignbare, rangeres etter vektingen du har satt, og selskapsdata hentes fra Brønnøysundregisteret slik at soliditetssjekken er gjort før du vurderer pris. Det aksepterte tilbudet kan tas rett videre til en NS-basert kontrakt.